GLOSARIO ARCHIVISTICO
GESTIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Apreciados Aprendices:
En este espacio podrán construir de manera colaborativa un diccionario o glosario archivístico, para el proceso Gestión y Trámite de Documentos. Cada aprendiz deberá participar con la definición o ajustes a 10 términos aplicados al proceso de referencia.
Cada uno debe investigar 10 términos acá planteados, recuerda poner tu nombre al frente de cada uno.
Glosario: Vocabulario controlado que despliega el significado a través de definiciones, citas y especificaciones dado el alcance de los conceptos. Se presenta en forma alfabética.
Acceso a documentos de archivo:
Comité evaluador de documentos:
Documento electrónico de archivo:
Distribución:
Disposición de documentos:
Deterioro:
Expediente:
Foliar:
Fondo documental:
Formato documental:
Fuid:
Función archivística:
Gestión y trámite:
Metadato:
Organigrama:
Organización:
Patrimonio documental:
Planeación:
Preservación:
Principio de orden Original:
Principio de procedencia :
Principio de orden original:
Producción:
Radicación:
Registro:
Registro de Comunicaciones oficiales:
Registro de ingreso de documentos:
Recepción:
Serie documental:
Repositorio:
Retención Documental:
SUBSERIE DOCUMENTAL:
Soporte documental:
Tabla de retención documental:
Trámite de documentos:
Transferencia:
Unidad de correspondencia:
Valoración de documentos:
Informe:
Sección Documental:
Serie:
Unidad de Conservación:
Unidades de Correspondencia:
Unidad Documental:
Archivo total:
Trazabilidad:
Correo Electrónico:
Microfilmación:
Copia Autenticada:
Función Archivística:
Fondo Acumulado:
Recepción de documentos:
Reglamento de Archivo:
Registro de ingreso de documentos:
Reprografía:
Custodia de Documentos:
Cuadro de clasificación:
Depósito de archivo:
Depuración:
Deterioro:
Acordeón:
Anaquel:
Sellar:
Accesibilidad:
Programas de Gestión:
Valor jurídico o legal:
Subserie:
Tabla de valoración documental:
Testigo:
Tipo documental:
Tomo:
Transferencia documental:
Disposición final de documentos:
Eliminación documental:
Estantería:
Valor cultural:
Valor técnico:
Valor primario:
Valor fiscal:
Valoración Documental:
Retención documental:
Protocolo:
Muestreo:
Copia autenticada:
Copia de seguridad:
Acuse de recibo:
Conservación Preventiva:
Eliminación documental:
Colección documental:
Acceso a documentos
ResponderBorrarDocumento original
Reglamento de archivo
Sellar
Serie documental
Copia autenticada
Acordeon
Protocolo
Copia autenticada
Estantería
Elena Ceballos
BorrarRadicación: Acción de radicar o radicarse.
BorrarRegistro: Acción de registrar.
Registro de Comunicaciones oficiales:Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a
las comunicaciones producidas, dejando constancia de la fecha y hora de la fecha de recibo o de envío, con el propósito de oficializar
su tramite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.
Recepción: Acción de recibir.
Serie documental:Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Repositorio:Los repositorios son instalaciones virtuales donde se depositan los resultados de la investigación científica
Retención Documental:
Las Tablas de Retención Documental - TRD, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones.
Soporte documental:
Estos soportes los podemos dividir en dos grupos en función de su transmisión a los usuarios: Soportes de transmisión directa: que son el papiro, el pergamino y el papel. Soportes de transmisión no directa: estos exigen una transmisión a través de una máquina intermediaria. Trazabilidad: Serie de procedimientos que permiten seguir el proceso de evolución de un producto en cada una de sus etapas.
Acceso a documentos de archivo Elena Ceballos
ResponderBorrarDocumento original
Reglamento de archivo
Sellar
Sellar Elena Ceballos
ResponderBorrarSerie documental
Copia autenticada
Acordeon
Protocolo copia autenticada
Estantería
Archivo: es un conjunto de documentos, que sea cuál sea su fecha, Su forma y soporte material acomulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada.
BorrarArchivo electrónico: Es una herramienta que permite almacenar de manera electrónica los documentos de una entidad para garantizar su disponibilidad.
Aval: es un contrato por el que una persona física o jurídica garantiza o asegura el cumplimiento de obligaciones, asumiendo el pago de una deuda de una persona si está no lo realiza.
Casillero: muebles con filas de departamentos o divisiones , sin cajones ni Cierres particulares para tener clasificados los documentos.
Clasificación Documental: orden lógico que tiene por objeto situar el contenido del documento, en relación a un contexto general de categorías previas.
Catalogo: lista o relación ordenada con algún criterio de libros, documentos etc de una persona, empresa o institución, que generalmente Contiene una breve descripción del objeto relacionado o ciertos datos de interés.
Documento público: es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención.
Foliar: es la acción de numerar hojas.
Expediente: el expediente hace referencia al conjunto de documentos que forman un procedimiento ya sea judicial, administrativo o policíal.
Organigrama: un organigrama muestra la estructura interna de una organización o empresa.
Aprendiz dennis Alexandra torres torres
Ficha 2339212
BorrarDennis alexandra torres torres
Alexis Uribe Herrera
ResponderBorrarFicha: 2339212
1-Anexó:Que va unido a otra cosa de la cual depende o con la que está muy relacionado.
2-Archivo:Edificio o local donde se conservan los documentos ordenados y clasificados que produce una institución, personalidad, etc.
3-Asesoría:es la labor de un profesional o una empresa destinada a la realización de distintas funciones de asesoramiento, control y supervisión de la actividad económica de una persona física o jurídica que contrata sus servicios en el ámbito económico y jurídico.
4-Carpeta:Utensilio para guardar o transportar papeles que consiste en una lámina de cartón o plástico doblada por la mitad y generalmente con gomas para mantenerla plegada.
5-Catálogo:Lista o relación ordenada con algún criterio de libros, documentos, monedas, objetos en venta, etc.
6-Código:Conjunto de normas y reglas sobre cualquier materia.
7-Digitalización:La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital.
8-Deterioro:Empeoramiento del estado, calidad, valor, etc., de una cosa.
9-Expediente:Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante un proceso de digitalización.
10-Informe:Exposición oral o escrita sobre el estado de una cosa o de una persona, sobre las circunstancias que rodean un hecho, etc.
Acceso a documentos de archivo:Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
ResponderBorrarArchivo Central: es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad. Siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo privado:son aquellos que custodian los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias. Partiendo de esta definición podríamos decir que todos nosotros tenemos un archivo privado en nuestra casa
Ciclo vital del documento:Representa las etapas o fases sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina hasta su disposición final (Microfilmación, digitalización, conservación permanente, selección o eliminación).
Valoración Documental:
La valoración documental nos permite la selección de documentos que serán dados de baja y los que se transferirán a los archivos históricos, por eso se debe realizar la primera fase de organización: la identificación, proceso donde se realiza el análisis intelectual del documento, el objetivo en esta fase es el conocimiento de las funciones de la institución, su evolución orgánica, competencias administrativas y atribuciones. Esta parte se desarrolla con la consulta de decretos, reglamentos, manuales de organización, manuales de procedimientos, lineamientos internos y legislación.
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Retención documental: controlar y especificar el ciclo de vida de los documentos, asignar el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de la imformacion
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Fondo Acumulado: Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia.
Lesney Astrid Gonzalez Moncada
BorrarFicha : 2339212
Wendy Ávila
ResponderBorrarFicha:2339212
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
Administración de archivos: Un administrador de archivos cumple la función de gestionar todos los archivos que existan en un alojamiento web.
Anexo: Es la información extra o complementario que se incluye al final de un trabajo o documento por escrito y que suele facilitar datos que tienen por objeto la información sobre la que trata el trabajo o documento.
Archivo: Conjunto de información que puede ser utilizado tanto por el sistema operativo como por otros programas de forma individual.
Documento Original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Archivo Central: Es el órgano responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel Institucional, así como, de la administración, custodia y conservación de la documentación proveniente de los Archivos de Gestión de cada una de las Oficinas.
Archivo de Gestión: Corresponde a los responsables de los archivos de gestión reunir y custodiar los documentos producidos por las unidades en el ejercicio de sus actividades, asegurando su control, buena conservación física e instalación adecuada.
Archivo Histórico: El término archivo se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. Es el conjunto de documentos e información de toda especie, ordenada de manera racional y adecuadamente registrada y conservada, con el fin de divulgar o prestar información.
Archivo electrónico: Un documento electrónico, también conocido como documento digital, es un documento cuyo soporte material es un dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado
Archivo privado: Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
SERIE DOCUMENTAL:
BorrarConjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.
anexos son una sección dentro de un trabajo escrito (como puede ser una tesis o monografía) que complementa su contenido y que permite ahondar sobre un aspecto puntual. Por ejemplo: mapas, ilustraciones o infografías
una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.
Tramite de documental de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado.
Archivo histórico término archivo se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. Es el conjunto de documentos e información de toda especie, ordenada de manera racional y adecuadamente registrada y conservada, con el fin de divulgar
AURI LUZ LICONA BURGOS
Lizeth Caterine Tejada Orrego
ResponderBorrarFicha:2339212
Acceso a documentos de archivo:
Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
Acervo documental:
Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural
Administración de archivos:
Cumple la función de gestionar todos los archivos que existan en un alojamiento web. Hay opciones que permiten administrar tu sitio web a través de HTTP como cPanel y otras que lo hacen por medio de herramientas
Anexo:
Los anexos son una sección dentro de un trabajo escrito (como puede ser una tesis o monografía)
Archivo:
Un archivo o fichero informático es una secuencia de bytes que son almacenados en un dispositivo.
Documento Original:
Se denomina original el documento donde se consigna por primera vez y de forma definitiva la voluntad del autor y que da fe de esta voluntad
Archivo Central:
Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad.
Archivo de Gestión
La organización de los archivos de gestión incluye actividades relacionadas con el Programa de Gestión Documental establecido por el AGN, que va desde la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final.
Archivo Histórico:
Se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente, que son conservados por su valor.
Archivo electrónico
Un documento electrónico, también conocido como documento digital, es un documento cuyo soporte material es un dispositivo electrónico o magnético
Glosario
ResponderBorrarTannya milley bedoya delgado:
Administración de archivos: Crear y eliminar carpetas. Creación de carpetas y subcarpetas, eliminación de carpetas o cambio de ubicación
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Conservación documental: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo
Foliar: Numerar las páginas
Gestión y trámite: Actividades necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción, la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento
Organización: Proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales de las entidades
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de control
Soporte documental: Medios físico sobre el que se plasma la información del documento de acuerdo al material empleado, papel, audiovisual, fotográfico, fílmico, informático, orales y sonoro.
Unidad Documental: Elemento indivisible de una serie documental, que puede estar constituida por un solo documento, o por un conjunto de ellos que conforman un expediente
Eliminación documental: actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Buenos días.
ResponderBorrarGlosario
Fuid: Formato Único de Inventario Documental que es un instrumento archivístico de recuperación de información que describe las series de un fondo documental
Valor fiscal: Es el valor que representan los documentos que tratan de entradas, salidas y controles de los dineros que se manejan en una institución.
Metadato: Se utilizan para describir otros datos, se generan al crear archivos multimedia, fotografía, videos.
Copia autenticada: Reproducción de documentos expedida por funcionarios competentes que tendrá el mismo valor probatorio que el original
Conservación preventiva: Acciones que previenen y retardan el deterioro de impresos y documentos
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios específicos
Repositorio: Sistema de recuperación de información en formato digital
Tomo: Cada una de las partes de una obra impresa o manuscrita
Reprografía: Obtener una o más copias de un documento original
Acordeón: Carpeta con bolsillos para clasificar documentos
Yeison Otalvaro
BorrarYesica Tatiana Gil Garci
ResponderBorrarFicha: 2339212
1.Acuse de recibo: es un servicio complementario ofrecido por las administraciones postales para certificar la entrega de un artículo enviado por correo.
2.Tomo: Cada una de las partes, con paginación propia y encuadernadas separadamente, en que suelen dividirse las obras extensas, importancia, valor y estima.
3.Anaquel: Tabla horizontal que se coloca adosada a una pared, dentro de un armario o en una estantería, y sirve para colocar objetos sobre ella.
4.Custodia de documentos: La custodia de documentos es un servicio que le permite a las diferentes empresas aumentar los niveles de seguridad y conservación de sus archivos e información en general, por medio de categorizaciones estratégicas y priorización de información.
5.Microfilmación: La técnica para preservar imágenes a largo plazo, reconstruir documentos y almacenar archivos es conocida como microfilmación, cuyo origen se remonta al año 1839, cuando el inglés John Benjamin Dancer elaboró la primera reducción de una fotografía a 160 menos veces su tamaño del original con una cámara fotográfica con lente de microscopio.
6.Repositorio: Los repositorios son instalaciones virtuales donde se depositan los resultados de la investigación científica, según su ámbito y objeto, pueden ser temáticos, multidisplinarios, de objetos de aprendizaje o institucionales.
7.Metadato: son “datos acerca de los datos” y sirven para suministrar información sobre los datos producidos. Los metadatos consisten en información que caracteriza datos, describen el contenido, calidad, condiciones, historia, disponibilidad y otras características de los datos.
8.Fuid: Según el Archivo General de la Nación (AGN), el inventario documental constituye un instrumento archivístico de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. AGN (2014).
9.Aval: es el contrato de fianza en el derecho cambiario. Surgido en Londres para los usos mercantiles de la letra de cambio, es un compromiso unilateral de pago, generalmente solidario, en favor de un tercero (beneficiario), que recibirá la prestación en caso de no cumplir el avalado (deudor del beneficiario). El garante obligado por el aval se denomina avalista.
10.Codificación: es el acto y el resultado de codificar. Este verbo, por su parte, puede aludir a modificar la expresión de un mensaje o a registrar algo a través de las reglas de un código. También puede referirse a la formación de un cuerpo de leyes que se constituye como un sistema.
INGRID ALEJANDRA MARTINEZ LOPEZ
ResponderBorrarFICHA: 2339212
Valoración de documentos: Nos permite la selección de documentos que serán dados de baja y los que se transferirán a los archivos históricos
Sellar: Concluir, poner fin a una cosa: he sellado el trato.
Reprografía: Técnica de reproducción de textos o dibujos que utiliza distintos procedimientos, como la fotografía, el microfilme, etcétera.
Transferencia documental: es la etapa de análisis y preparación del conjunto de expedientes y series documentales, para su traslado sistemático, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de valoración según cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Copia de seguridad: se refiere a la copia de archivos físicos o virtuales o bases de datos a un sitio secundario para su preservación en caso de falla del equipo u otra catástrofe.
Muestreo: Selección de un conjunto de personas o cosas que se consideran representativo del grupo al que pertenecen, con la finalidad de estudiar o determinar las características del grupo.
Tomo: Parte o apartado conceptual en que se estructura una obra escrita de pensamiento o estudio; puede formar parte de un mismo volumen junto a las otras partes, o estar encuadernada de manera independiente y con paginación propia.
Deterioro: Empeoramiento del estado, calidad, valor, etc., de una cosa.
Custodia de Documentos: es el servicio por él que se administra la documentación de los clientes ya sea física o en medios magnéticos.
Comité evaluador de documentos: . El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación es la instancia responsable de decidir sobre la valoración y disposición final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del país y propender por su conservación permanente.
ResponderBorrarArchivo electrónico: El archivo electrónico permite almacenar por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Estos archivos electrónicos, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos vienen a ser complementarios y equivalentes a los archivos convencionales.
Preservación: es parte significativa y concreta de la memoria colectiva de los pueblos del mundo. Representa una parte importante del patrimonio cultural y se constituye por todas aquellas manifestaciones registradas que dan cuenta de la evolución del pensamiento, de los descubrimientos y de los logros de la sociedad. Es el legado del pasado a la comunidad mundial presente y futura.
El patrimonio documental comprende una amplia gama de registros inscritos textuales y no textuales; imágenes (fijas); registros sonoros, audiovisuales y virtuales que son conservables, reproducibles y trasladables, que a través de su estudio y difusión contribuyen al conocimiento de una sociedad, un tiempo o un proceso determinado y a crear vínculos entre el pasado y el presente.
Valoración de documentos: De acuerdo al Diccionario de Terminología Archivística, la valoración documental se define como fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.
Eliminación documental: actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.
Expediente: el expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente. El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad.
SUBSERIE DOCUMENTAL: es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto
Archivo Histórico: es la tercera fase del Sistema de Gestión Documental, allí los documentos, luego de su selección y valoración, se preservan para la investigación, la extensión y la formación. Conservan su integridad, su orden de producción natural y de procedencia. En virtud del principio de descentralización cada Sede custodiará sus archivos documentales históricos a través de su unidad de archivo, los cuales forman parte del Fondo Universidad Nacional de Colombia y del Archivo General de la misma.
Foliar: acto de numerar los folios sólo por su cara recta.
Tipo documental: unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, escribirla y asignarle categoría diplomática
LAURA CRISTINA CORTES ROJAS
BorrarFICHA: 2339212
Archivo: Espacio reservado en el dispositivo de memoria de un ordenador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única.
ResponderBorrarAnexo: Que es propio, inherente o concerniente.
Asesoría: Honorarios y oficina del asesor.
Código: es un conjunto de elementos que se combinan siguiendo unas ciertas reglas y que son semánticamente interpretables, lo cual permite intercambiar información.
Correspondencia: Relación que realmente existe o convencionalmente se establece entre los elementos de distintos conjuntos o colecciones.
Digitalización: Es el proceso de transformar procesos analógicos y objetos físicos en digitales. Considera cómo el escaneo de documentos de papel o el uso del almacenamiento.
Catalogo: Hace referencia a varios artículos.
Carpeta: Es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger papeles sueltos.
Registro: Señalar o anotar una cosa en un catálogo, en un libro o en otro lugar
Informe: Es un documento escrito en prosa informativa con el propósito de comunicar.
Kerly Andrea Palacio Badel.
Ficha: 2339212
Deterioro: Cuando un documento no tiene los cuidos necesarios y este pasa a deteriorase y posteriormente a su desaparición.
ResponderBorrarValor fiscal: Valor que presentan los documentos de entrada y salida y controles de los dineros que se manejan en una institución.
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución,
Estantería: Es un mueble fabricado ya sea en diferentes materiales que contiene una función para salvaguardar documentos, libros. Etc.
Disposición final de documentos: Es la decisión que se debe tomar a partir de la etapa del ciclo de vida con la que cuente un documento.
Acordeón: Es una carpeta que tiene forma de acordeón la cual tiene varias divisiones por lo cual se pueden guardar archivos de manera ordenada.
Depuración: Es el proceso a seguir cuando hay documentos que no poseen valores primarios ni secundarios y se procede a su eliminación.
Accesibilidad: Es la Posibilidad de acceder a algunas cosas.
Reprografía: Función que sirve para reproducir documentos impresos mediante técnicas como la fotocopia, el facsímil o la fotografía.
Microfilmación: Es el proceso tecnológico que permite tener una reproducción exacta de un documento sobre un soporte fotográfico normalizado para tener una preservación a largo plazo.
Jonathan Herrera Barrientos
Glosario
ResponderBorrarANEXO: Es una imagen, documento o un archivo ejecutable que envía o recibe con el correo electrónico.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite.
CARPETA: Unidad conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
CLASIFICACION DE DOCUMENTOS: Fase del proceso de organización de documéntenla cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad productora.
CODIGO: identificación numérica alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos.
DEPOSITO DE ARCHIVO: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. DETERIORO: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Yesica Alejandra Muñoz Fernandez
BorrarFicha: 2339212
Karen Julieth Carvajal Naranjo
ResponderBorrarFicha: 2339212
Anaquel: tabla horizontal que se coloca adosada a una pared, dentro de un armario o en una estantería.
Conservación documental: son medidas para evitar un peligro o daños en archivos con el fin de asegurar la calidad física y funcional de los documentos.
Conservación Preventiva: Es el conjunto de acciones, programas o planes con el fin de prevenir y debilitar los efectos del deterioro que sufren los documentos para permanecer en buena calidad para futuras generaciones.
Copia autenticada: contenido del documento original, de lo que ha dado fe un notario público.
Descripción documental: consiste en realizar un análisis detallado de los documentos con el fin de extraer información que pueda ser útil a la hora de realizar una consulta o investigación.
Expediente: Es el conjunto de documentos que conforman un procedimiento, donde se reúnen pruebas que se hayan practicado.
Fondo documental: conjunto de documentos de cualquier formato reunidos y utilizados por una persona, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades.
Patrimonio documental:Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Preservación: es un conjunto de actividades destinadas a prolongar la calidad de los documentos.
Radicación: es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo,dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío.
YUDI ALDANA COTAMO
BorrarFICHA N°:2332212
GLOSARIO DE ANBIENTAL.
• ARCHIVO
Edificio o local donde se conservan los documentos ordenados y clasificados que producen una institución, personalidad, etc., en el ejercicio de sus funciones o actividades.
• DEPOSITO DE ARCHIVOS
Local especialmente equipado y destinado para la conservación de los documentos de archivo. DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS: Destrucción del documento al cumplirse los plazos de conservación y carecer éste de significación histórica.
• CARPETA
Una carpeta es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger papeles sueltos. Las carpetas de archivo consisten generalmente en una lámina de cartón gruesa doblada por la mitad con una superficie superior a la de un papel
• EXPEDIENTE
Documentación correspondiente a un asunto o negocio.
• CODIGO
En la comunicación, el código es un conjunto de elementos que se combinan siguiendo unas ciertas reglas y que son semánticamente interpretables, lo cual permite intercambiar información
• FOLIAR
Numerar las páginas o folios de un documento
• METADATO
Son datos que describen otros datos. En general, un grupo de metadatos se refiere a un grupo de datos que describen el contenido informativo de un objeto al que se denomina recurso. El concepto de metadatos es análogo al uso de índices para localizar objetos en vez de datos
• PRODUCCION
Fabricación o elaboración de un producto mediante el trabajo.
• VALORACION DE DOCUMENTOS
La valoración documental nos permite la selección de documentos que serán dados de baja y los que se transferirán a los archivos históricos, por eso se debe realizar la primera fase de organización: la identificación, proceso donde se realiza el análisis intelectual del documento
• FONDO ACOMULADO
Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado
• REGISTRO
Documento donde se relacionan ciertos acontecimientos o cosas; especialmente aquellos que deben constar permanentemente de forma oficial.
ANGIE VANESSA MURILLO GUTIERREZ
ResponderBorrarCONSERVACION DOCUMENTAL
es un proceso técnico-archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración
CLASIFICACION DOCUMENTAL
es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación documental ( fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico -funcional de la entidad.
FOLIAR
Numerar las páginas o folios de un documento
FUID
Formato Único de Inventario Documental
METADATO
La definición más concreta de los metadatos es qué son “datos acerca de los datos” y sirven para suministrar información sobre los datos producidos. Los metadatos consisten en información que caracteriza datos, describen el contenido, calidad, condiciones, historia, disponibilidad y otras características de los datos
ORGANIGRAMA
es la representación gráfica de la estructura organizacional y el capital humano de una organización, que muestra la línea de reporte de todos los puestos y empleados, así como la relación entre los diferentes departamentos
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
SUBSERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquiza e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varía de acuerdo con el trámite de cada asunto.
ACUSE DE RECIBO
El acuse de recibo en correos electrónicos. Básicamente se trata del mismo principio de acuse de recibo en correos postales. La idea es que cuando el usuario abra ese correo, a nosotros nos llegue una confirmación de que en efecto se ha abierto.
MUESTREO
es una forma de selección, y consiste fundamentalmente en separar y conservar parte la documentación que será excluida de la eliminación, de tal forma que esta parte sea representativa de las características y el contenido de la totalidad.
VALOR TECNICO
Perfeccionan al hombre ayudando a tener mejores condiciones de vida
Tomo: Parte o apartado conceptual en que se estructura una obra escrita de pensamiento o estudio; puede formar parte de un mismo volumen junto a las otras partes, o estar encuadernada de manera independiente y con paginación propia.
ResponderBorrarAcordeón: consiste en una carpeta en forma de acordeón, con varias divisiones, lo cual por lo general esta organizada por orden alfabético.
Anaquel: Estante o repisa que se dispone de modo horizontal para colocar objetos en su superficie.
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por un funcionario competente que tendrá el mismo valor probativo que el original
Reprografía: Técnica de reproducción de textos o dibujos que utiliza distintos procedimientos, por ejemplo, fotografía.
Anexo: Es una información extra que se suele incluir al final de un trabajo escrito y que aporta datos que sirven para ampliar lo que se ha puesto de manifiesto durante el escrito.
Aval: Firma que se pone al pie de una letra u otro documento de crédito para responder de su pago en caso no hacerlo la persona que está obligado a ello.
Protocolo: son las instrucciones, o recomendaciones, que deben seguir.
Muestreo: es una herramienta de la investigación científica. Su función básica es determinar que parte de una realidad en estudio (población o universo) debe examinarse con la finalidad de hacer inferencias sobre dicha población.
Colección documental: Conjunto no orgánico de documentos que se reúnen y se ordenan en función de criterios subjetivos o de conservación.
Luz Esther Soto Pérez
Técnico en Organización de Archivos
LAURA ISABEL PARRA PEREZ
ResponderBorrarAnexo: Un anexo es una información extra que se suele incluir al final de un documento y que aporta datos que sirven para ampliar lo que se ha puesto de manifiesto durante el escrito.
Asesoría: servicio profesional de información y consejo en materia especializada ej: jurídica, fiscal, técnica, cultural, Laboral, contable etc
Archivo Central: es la unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por pate de las unidades administrativas de los sujetos obligados oficiales y que permanecen en el hasta su destino final
Carpetas: es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger papeles sueltos. Las carpetas de archivo consisten generalmente en una lámina de cartón gruesa doblada por la mitad
Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo
Digitalización: Técnica que permite pasar á información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) al computador.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.
Preservación: es un proceso técnico-archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad
Documento Original: donde se consigna por primera vez y de forma definitiva la voluntad del autor y que da fe de esta voluntad. Es, pues, un documento perfecto, con todas las correspondientes marcas de validación y dotado de todas las condiciones de autenticidad.
ResponderBorrarARCHIVO un archivo es, en la mayoría de los casos, simplemente un flujo unidimensional de bytes, que es tratado por el sistema operativo como una única unidad lógica
Archivo de Gestión: reunir y custodiar los documentos producidos por las unidades en el ejercicio de sus actividades, asegurando su control, buena conservación física e instalación adecuada.
Archivo Histórico: archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Carpeta; es básicamente un contenedor donde se pueden almacenar archivos o también otras carpetas. Una carpeta dentro de una carpeta normalmente se denomina subcarpeta. La organización de los archivos en grupos lógicos facilita la búsqueda de archivos concretos.
Casillero: Mueble con varios senos o divisiones , para tener clasificados papeles u otros objetos
Ciclo vital del documento: El ciclo de vida de un documento, o Documento Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción.
Clasificación Documental: Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación documental ( fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico -funcional de la entidad
Codificación: es el lenguaje humano, el cuál presenta varios códigos (los diferentes idiomas), el receptor entiende el mensaje sólo si sabe decodificarlo. El medio por el que se transmite el mensaje es el CANAL
Producción: Es un proceso que busca obtener un producto específico mediante la combinación de ciertos ingredientes o medios de producción, identificados bajo tres categorías: tierra, trabajo, capital. ... Población o trabajo humano. Recursos producidos por medio del uso de una tecnología.
Betsaida Baldovino Baldovino